Informativa in materia di protezione dei dati personali resa ai richiedenti informazioni tramite modulo web

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Di seguito si riporta l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 in relazione al trattamento dei dati personali che coloro che richiedono informazioni tramite modulo web ci forniscono (quali nome, cognome, azienda, recapito e-mail e telefonico ed eventuali altri dati di contatto) e le eventuali variazioni di tali dati che ci comunicheranno in futuro, serviranno a dare risposta alle relative richieste a mezzo e-mail, sms e/o contatti telefonici.

Il trattamento è necessario per poter rispondere alle Sue richieste di informazioni (ex art. 6 comma 1 lett. b del Regolamento UE 679/2016).

Il trattamento potrà essere effettuato con o senza ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati e con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati onde ridurre rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata.

I dati raccolti non sono soggetti a diffusione, né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione, e non saranno trasferiti in paesi extra UE. Saranno conservati per un periodo di un anno al termine del quale verranno cancellati.

L’interessato potrà rivolgersi senza particolari formalità al Titolare del trattamento per esercitare i Suoi diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (diritto di: accesso ai dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, nonché di opporsi al trattamento e ad essere informato di eventuali processi decisionali automatizzati), fermo restando il diritto di porre reclamo ad un’autorità di controllo.

Gli interessati possono esercitare i sopradetti diritti rivolgendosi al Titolare del Trattamento IWS Industria Welfare Salute S.p.A., in via Vicenza 23 – 00185 Roma, email: data.protection@industriawelfaresalute.it.

INFORMATIVA DIRIGENTI

Informativa resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679

 

Gentile iscritto al Fondo,

in osservanza di quanto previsto dalle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, il IWS SpA, in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi di quanto prescritto dagli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati), intende fornirLe le dovute informazioni in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento dei Suoi dati personali, nonché l’ambito di comunicazione e di eventuale diffusione degli stessi, la natura dei dati in nostro possesso e del loro conferimento. Atteso che è primario interesse del IWS SpA tutelare e garantire il Suo diritto alla protezione e alla riservatezza dei dati comuni e sensibili che dovrà necessariamente fornirci al fine di consentirci di offrirLe le prestazioni di assistenza sanitaria integrativa, che vorrà richiederci nell’ambito delle nostre finalità istituzionali, La informiamo che l’uso dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, avendo riguardo agli obblighi e al rispetto della normativa sopra indicata, a protezione della tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Quanto segue viene qui precisato al fine di fornirLe una chiara ed esaustiva informativa in merito al trattamento dei Suoi dati personali, e rammentandoLe che, ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. a) del sopracitato Regolamento, sarà necessario il Suo consenso esplicito per alcune specifiche categorie di trattamento, come meglio precisato al successivo punto 1 “finalità del trattamento”.

Come Le è noto, lo scopo del IWS SpA – Fondo Assistenza Sanitaria Integrativa – è quello di erogare ai dirigenti in servizio o in pensione, aventi i requisiti statutari previsti, nell’ambito di un sistema di mutualità, prestazioni integrative di assistenza fornita dal Servizio Sanitario Nazionale, estese anche al proprio nucleo familiare, come individuato dal Regolamento del Fondo.

Per realizzare le proprie finalità il IWS SpA ha pertanto necessità di acquisire taluni dati personali riguardanti il dirigente che richiede la prestazione e, all’occorrenza, i Suoi familiari, in quanto soggetti beneficiari.

Ai sensi del summenzionato Regolamento, sono comuni, a titolo esemplificativo, i seguenti dati personali, anagrafici ed identificativi: cognome e nome, data di nascita, residenza, abitazione, codice fiscale, titolo dell’iscrizione; coordinate bancarie; impresa o ex impresa di appartenenza; tipo della pensione eventualmente percepita; cognome e nome, grado di parentela, sesso, luogo e data di nascita dei familiari assistiti dal Fondo. Sono invece ritenuti sensibili i dati personali di tipo sanitario, idonei a rilevare lo stato di salute (certificati medici e ogni altra documentazione medica presentata) e la vita sessuale dell’interessato (oltre, a titolo di completezza, i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale).

 

1-    Finalità del trattamento

I dati personali e sensibili da Lei conferiti e le eventuali variazioni che Ella comunicherà in futuro al IWS SpA, nella sua qualità di Titolare del trattamento, saranno trattati per le finalità di seguito indicate:

  1. Gestire ed evadere le richieste di prestazioni sanitarie che Ella, quale nostro iscritto, ed i Suoi familiari, potreste inviare a questo Fondo e/o comunque gestire e trattare tutte le richieste ed esigenze connesse alla Sua iscrizione a questo Fondo ed in relazione ai fini istituzionali di quest’ultimo.
    Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate e secondo quanto previsto dall’art. 6 comma 1 lett. b) del Regolamento UE 679/2016, il consenso al trattamento dei dati per gli scopi di cui all’art. 1 a) è implicito e obbligatorio ed il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di svolgere l’attività di intermediazione del IWS SpA precludendo l’assolvimento degli adempimenti derivanti dalla Sua iscrizione al Fondo.
  2. Solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 7 GDPR), per le finalità di comunicazione interna (anche mediante profilazione) consistenti nell’invio via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici di newsletter, di comunicazioni istituzionali e/o materiale informativo su servizi o prodotti offerti dal Titolare e per la rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi stessi. Tale consenso potrà essere in qualunque momento concesso o revocato attraverso l’accesso all’area personale, presente sul sito www.industriawelfaresalute.it, nella sezione “Anagrafica dirigente – Profilo telematico”.
  3. Qualora, al momento dell’iscrizione al IWS SpA o successivamente a tale periodo, Lei decida di estendere le prestazioni sanitarie ai componenti del Suo nucleo familiare (coniuge, unito civilmente, convivente, genitori, figli, figli in affido), La invitiamo a far prendere loro visione della presente informativa e di tutto quanto in essa esposto, sia in ordine alla finalità ed alle modalità di trattamento, sia in ordine ai diritti che possono essere esercitati dal titolare della posizione. Sul punto, il IWS SpA La informa, altresì, che tratterà i dati dei Suoi familiari per le finalità di cui sopra, dovendosi presumere implicito il consenso di questi ultimi, espresso Suo tramite. Pertanto, Lei si assumerà personalmente ogni tipo di responsabilità rispetto a tutti i dati personali e sensibili forniti al Fondo.

 

2-    Modalità di trattamento

Le modalità con cui è effettuato il trattamento sono di seguito indicate:

  1. Il trattamento dei Suoi dati personali è effettuato con strumenti manuali, informatici e/o telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, modifica, accesso non consentito, divulgazione non autorizzata.
  2. Nell’ipotesi in cui Lei cessi di essere iscritto al IWS SpA, i Suoi dati saranno comunque conservati e trattati dal Fondo per una durata massima di 10 anni e potranno, eventualmente, essere, trasmessi a terzi qualora ciò fosse previsto da specifiche prescrizioni di legge o imposto da norme imperative.
  3. Successivamente a tale periodo i Suoi dati verranno pseudonimizzati. Tale processo, ai sensi dell’art. 32 GDPR, da un lato permette al Fondo di perseguire il proprio fine istituzionale e rispettare le garanzie statutarie in Suo favore, dall’altro tutela comunque la Sua persona, impedendone l’identificazione.
  4. Nel caso, invece, in cui Lei cessi di essere iscritto al IWS SpA e decida, contestualmente, di esercitare il proprio diritto all’oblio, ai sensi dell’art. 17 GDPR, il IWS SpA, al fine di garantirLe un elevato e adeguato livello di sicurezza, procederà, sin da subito, in assenza di procedimenti, (agenzia entrate/ controversie giudiziali) alla pseudonimizzazione dei Suoi dati e ciò sempre tenendo conto della circostanza sopra precisata e cioè che la cancellazione dei dati da parte dell’interessato può essere richiesta soltanto qualora gli stessi non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati.
  5. Per lo svolgimento delle proprie attività, il IWS SpA ha l’esigenza di comunicare alcuni dati degli assistiti anche a società o soggetti esterni di propria fiducia, che possono utilizzarli, anche in qualità di responsabili del trattamento, per l’effettuazione di procedure necessarie per l’erogazione delle prestazioni o dei servizi richiesti, o per svolgere attività di supporto al funzionamento ed all’organizzazione del lavoro d’ufficio delle pratiche di rimborso in genere. I dati personali e sensibili, per quanto di rispettiva competenza, sono comunicati ai seguenti soggetti:
    • le Società di informatica e di assistenza medico-sanitaria, nonché altre società fornitrici di servizi collaterali, della cui collaborazione questo Fondo si avvale;
    • gli Istituti bancari che devono effettuare il pagamento dell’importo dovuto per la prestazione;
    • le Società che gestiscono servizi postali informatizzati;
    • i consulenti medico, legale, fiscale, contabile, attuariale e tributario del Fondo;
    • soggetti/enti ai quali la facoltà di accedere ai Suoi dati sia riconosciuta da disposizione di legge (ad es. Agenzia delle Entrate, organi giudiziari);
    • gli eredi.
  6. Qualora Ella abbia conferito mandato e/o autorizzazione ad un Ente Terzo per gestire e trattare le richieste di rimborso, relative alle prestazioni sanitarie a cui Lei o i suoi familiari vi siate sottoposti, il IWS SpA, tratterà i dati forniti da tali Enti, unitamente a quelli già in proprio possesso, al fine di erogare, qualora sussistano i relativi presupposti, il suddetto rimborso. Resta, quindi, inteso che per eventuali violazioni dei dati da parte dei suddetti Enti, il IWS SpA non si assume, ne può assumersi, alcun tipo di responsabilità, da ricondursi esclusivamente all’Ente Terzo da Lei autorizzato.
  7. I dati forniti non sono soggetti a diffusione.
  8. I Suoi dati personali non saranno trasferiti dal IWS SpA in paesi extra UE. Nel caso in cui si dovesse manifestare tale necessità, ciò avverrà nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 44 e ss. del Regolamento UE 679/2016.

 

3-    Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del GDPR, nella Sua qualità di interessato, Lei avrà il diritto di:

  1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  2. ottenere l’indicazione:
    • dell’origine dei dati personali;
    • delle finalità e modalità del trattamento;
    • della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
    • degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’a 3, comma 1, GDPR;
    • dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentanti designati di responsabili o incaricati;
  3. ottenere:
    • l’aggiornamento, la rettifica, la limitazione all’uso ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
    • la cancellazione dei dati in caso di esercizio del Suo diritto all’oblio. A tal proposito il IWS SpA precisa che i dati saranno cancellati nel momento in cui ricorreranno le condizioni di cui all’art.17 comma 1 lett. a (“i dati personali non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati”) e il IWS SpA non sarà più soggetto agli obblighi di cui al successivo comma 3 lettere b (adempimento di obblighi legali) ed e (difesa in sede giudiziaria). A fronte di una richiesta di cancellazione, e fino a quando le condizioni di cui sopra non si saranno verificate, il IWS SpA effettuerà la pseudonimizzazione dei dati dell’interessato, in modo tale da poter allo stesso tempo garantire la protezione del dato e l’impossibilità di risalire all’identità dell’interessato;
    • l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
    • i dati che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, oppure la trasmissione diretta ad un nuovo Titolare del trattamento, se tecnicamente fattibile
  4. opporsi, in tutto o in parte:
    • per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
    • al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di comunicazione tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea.

L’interessato potrà esercitare i diritti previsti dal Regolamento GDPR, come meglio sopra specificati contattando:

  • il Titolare del trattamento, inviando una raccomandata con ricevuta di ritorno a Fondo Assistenza Sanitaria Integrativa (IWS SpA) – Via Vicenza 23, 00185 Roma;
  • il Responsabile Protezione dei Dati (RPD) telefonando al numero +39 0646206282, o scrivendo a SELDA Informatica S.c. a r.l., Via Palermo, 8 (00184) o inviando una email a: rpd.sistema@selda.it.

4-    Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è il Fondo Assistenza Sanitaria Integrativa (IWS SpA) – Via Vicenza 23, 00185 Roma nella persona del suo Presidente pro tempore.

L’elenco degli ulteriori altri Responsabili, all’occorrenza, potrà essere direttamente richiesto al Titolare del trattamento.

 

In fede.

Il Presidente

Marcello Santino GARZIA

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